Tài liệu hướng dẫn được xây dựng cụ thể, chi tiết, giúp cán bộ, công chức, viên chức nắm rõ quy trình thực hiện trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh. “Hồ sơ phi địa giới” là tính năng cho phép tiếp nhận, xử lý hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính. Nội dung hướng dẫn của tài liệu gồm các bước cụ thể như: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ phi địa giới; Hướng dẫn thu phí, lệ phí và thanh toán trực tuyến; Xử lý hồ sơ không đủ điều kiện, hồ sơ yêu cầu bổ sung; Trả kết quả và tra cứu, thống kê hồ sơ.

Hệ thống này giúp cán bộ một cửa và đơn vị chuyên môn thực hiện quy trình xử lý hồ sơ điện tử hoàn chỉnh, từ tiếp nhận, giải quyết đến trả kết quả trên cùng nền tảng, đồng thời hỗ trợ thanh toán không dùng tiền mặt thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Việc ban hành và phổ biến Tài liệu hướng dẫn hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hồ sơ phi địa giới hành chính không chỉ giúp chuẩn hóa chuẩn hóa quy trình xử lý thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, giảm sai sót trong thao tác nghiệp vụ,  xử lý hồ sơ cho cán bộ  mà còn góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính và sự hài lòng của người dân, doanh nghiệp. Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng để Hà Tĩnh tiếp tục chuyển đổi số toàn diện trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp.

Cụ thể, quy trình giải quyết thủ tục hồ sơ phi địa giới hành chính như sau:

1. Xử lý hồ sơ

1.1. Hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ phi địa giới

Mục “Hồ sơ phi địa giới”: Cho phép các Cán bộ theo dõi, tiếp nhận hồ sơ liên quan tới việc tiếp nhận hồ sơ phi địa giới hành chính

Để thực hiện thao tác tiếp nhận cán bộ tiếp nhận thực hiện theo các bước sau:

− Bước 1: Tại màn hình sau khi đăng nhập vào hệ thống, Cán bộ chọn mục Tiếp nhận hồ sơ  Thêm mới hồ sơ phi địa giới

* Lưu ý: Chỉ tiếp nhận hồ sơ phi địa giới đối với trường hợp tiếp nhận trực tiếp

− Bước 2: Chọn cấp thực hiện thủ tục

− Bước 3: Chọn đơn vị sẽ thực hiện xử lý thủ tục hành chính

− Bước 4: Sau khi nhập nhập đầy đủ thông tin thành phần hồ sơ cán bộ tiếp nhận chọn Lưu 

− Bước 5: Cán bộ tiếp nhận chọn hồ sơ  Chọn Chuyển phi địa giới. Hồ sơ sẽ chuyển đến phòng chuyên môn của đơn vị xử lý.

− Bước 6: In phiếu tiếp nhận

1.2. Hướng dẫn thu phí hồ sơ phi địa giới

Đối với những hồ sơ phi địa giới có yêu cầu thu trước cán bộ thực hiện tao tác yêu cầu thu như sau:

− Bước 1: Chọn hồ sơ cần yêu cầu thu phí  Yêu cầu thu phí

− Bước 2: Nhập số tiền chọn (Phí, Lệ phí)  Xác nhận

* Lưu ý: Cán bộ hướng dẫn công dân thanh toán trực tuyến qua cổng quốc gia.

1.3. Hồ sơ không đủ điều kiện

Trường hợp hồ sơ chuyển đến đơn xử lý nhưng không đủ điều kiện giải quyết. Chuyên viên xử lý chọn hồ sơ  Dự thảo VB trả lại/Xin rút

Nhập đầy đủ thông tin như hình  Đồng ý

* Lưu ý: Sau khi lãnh đạo ký hồ sơ về một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ để trả lại công dân

1.4. Hồ sơ yêu cầu bổ sung

Trường hợp hồ sơ chuyển đến đơn xử lý nhưng thiêu thành giải quyết. Chuyên viên xử lý chọn hồ sơ  Dự thảo VB bổ sung hồ sơ

Cán bộ xử lý nhập các thông tin như hình dưới  Gửi

* Hồ sơ sau khi được ký duyệt tại đơn vị xử lý sẽ chuyển về cán bộ một cửa nơi tiếp nhận hồ sơ để công dân bổ sung

Cán bộ tại đơn vị tiếp nhận hồ sơ thao tác Trả bổ sung

1.5. Trả kết quả

 Hồ sơ phi địa giới sau khi được đơn vị xử lý xong sẽ chuyển về đơn vị tiếp nhận để cán bộ một cửa trả kết quả như những hồ sơ khác đang thực hiện

2. Tra cứu hồ sơ

2.1. Hồ sơ đang xử lý

Để xem tình trạng xử lý hồ sơ đã chuyển phi địa giới đã chuyển. Cán bộ tiếp nhận chọn: Hồ sơ phi địa giới  Đang xử lý

2.2. Tra cứu hồ sơ

Để xem tra cứu hồ sơ đã chuyển phi địa giới đã xử lý xong. Cán bộ tiếp nhận chọn: Hồ sơ phi địa giới  Tra cứu

2.3. Thống kê hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận có thể thống kê hồ sơ phi địa giới đã xử lý theo: thủ tục, đơn vị, lĩnh vực.

Tải tài liệu tại đây./.

BBT